23-03-2021

Tirocinante Reception

Manifattura Berluti srl, ricerca Diplomato e/o Laureando, da inserire presso Ufficio Servizi Generali come Tirocinante addetto/a alla Reception.

La figura supporterà l’ufficio nelle seguenti attività:

- Accogliere, informare e indirizzare visitatori ed impiegati con gentilezza, cortesia e professionalità. Tenere un registro degli ingressi dei visitatori e riportare eventuali criticità al proprio responsabile.

- Gestire posta, chiamate, email e fax in entrata e in uscita; rispondere, selezionare ed inoltrare chiamate in arrivo, email e richieste agli uffici di competenza; trascrivere ed inoltrare messaggi; ricevere, smistare la posta; coordinare servizi di messaggistica e di corriere.

- Organizzare e tenere traccia degli appuntamenti, coordinare prenotazioni e accessi alle sale riunioni, mantenere aggiornate le liste dei contatti, creare e tenere traccia di fatture, emettere ricevute quando necessario.

- Gestire il parco auto aziendali, organizzando e programmando tutte le attività manutentive necessarie; organizzare i noleggi a breve nel rispetto dei costi e della policy aziendale.

- Supportare i colleghi nella gestione delle stampanti (materiali di consumo, manutenzioni).

- Supportare il team Servizi Generali nell’organizzazione dell’evento VAP: gestione autonoma del relativo file e dell’indirizzo mail dedicato.

- Organizzare viaggi e trasferte per colleghi con il supporto dell’Agenzia viaggi e occuparsi dell’organizzazione di pick up per colleghi e ospiti.

- Monitorarne i costi dei viaggi in conformità della policy aziendale e verificarne tutti i rendiconti mensili.

- Gestire in maniera autonoma gli ordini di materiale di cancelleria, monitorando le scorte e le richieste dei colleghi; supportare l’Ufficio Servizi Generali per ordini di piccole attrezzature e piccole manutenzioni.

- Archiviare ed organizzare documenti cartacei ed elettronici, come email, fatture, resoconti ed altri documenti amministrativi

Buona conoscenza della lingua inglese, la conoscenza del francese costituirà un plus.

Ottima conoscenza Pacchetto Office (Excel, Word, Power Point)

Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità, proattività, buona capacità di lavorare in team.

Si richiede flessibilità oraria e di essere automuniti.

inviare cv: selezione@it.berluti.com